Xây dựng hệ thống kế toán ngay từ đầu – Kiểm soát tài chính hiệu quả – Hạn chế rủi ro thuế – Tạo nền tảng phát triển bền vững.
Khi thành lập doanh nghiệp, phần lớn chủ doanh nghiệp thường tập trung nguồn lực vào việc phát triển sản phẩm, tìm kiếm khách hàng, tổ chức nhân sự và xây dựng thị trường. Trong khi đó, công tác kế toán, thuế và quản lý tài chính đôi khi chưa được quan tâm đúng mức.
Không ít doanh nghiệp chỉ bắt đầu chú trọng đến kế toán khi đến kỳ kê khai thuế, lập báo cáo tài chính hoặc phát sinh những vấn đề liên quan đến hóa đơn, chứng từ và nghĩa vụ với cơ quan quản lý nhà nước.
Tuy nhiên, xây dựng hệ thống kế toán ngay từ khi doanh nghiệp bắt đầu hoạt động là một trong những nền tảng quan trọng để quản lý tài chính minh bạch, tuân thủ pháp luật và phát triển bền vững.
Vậy doanh nghiệp mới thành lập cần xây dựng hệ thống kế toán như thế nào? Cần thực hiện những công việc gì? Nên tuyển dụng nhân sự kế toán hay thuê dịch vụ kế toán chuyên nghiệp?
Trong bài viết này, NP-TAF – Tax Accounting Finance sẽ hướng dẫn các bước cơ bản để xây dựng và tổ chức hệ thống kế toán phù hợp với doanh nghiệp mới thành lập.
Hệ thống kế toán doanh nghiệp là tập hợp các yếu tố được tổ chức và vận hành nhằm thu thập, xử lý, ghi nhận, kiểm tra và cung cấp thông tin về tình hình tài chính, tài sản, nguồn vốn và kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Một hệ thống kế toán hoàn chỉnh thường bao gồm:
Các yếu tố này có mối liên hệ chặt chẽ và cần được tổ chức thống nhất.
Một hệ thống kế toán hiệu quả không chỉ phục vụ yêu cầu kê khai thuế và lập báo cáo tài chính mà còn giúp chủ doanh nghiệp hiểu rõ tình hình kinh doanh, kiểm soát dòng tiền và đưa ra các quyết định quản trị phù hợp.
Doanh nghiệp có trách nhiệm tổ chức công tác kế toán theo quy định pháp luật phù hợp với loại hình và hoạt động của mình.
Việc xây dựng hệ thống kế toán từ đầu giúp doanh nghiệp chủ động thực hiện các yêu cầu liên quan đến:
Đồng thời, hệ thống kế toán được tổ chức phù hợp sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện các nghĩa vụ thuế.
Trong giai đoạn mới thành lập, doanh nghiệp thường phải sử dụng nguồn vốn hạn chế để trang trải nhiều khoản chi phí.
Nếu thiếu hệ thống kế toán và kiểm soát tài chính, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc xác định:
Một hệ thống kế toán phù hợp giúp doanh nghiệp theo dõi và kiểm soát các thông tin này một cách có hệ thống.
Những sai sót thường gặp ở doanh nghiệp mới thành lập có thể bao gồm:
Việc chuẩn hóa quy trình ngay từ đầu giúp hạn chế những sai sót này.
Khi doanh nghiệp mở rộng quy mô, hệ thống kế toán sẽ cần đáp ứng những yêu cầu phức tạp hơn.
Chẳng hạn, doanh nghiệp có thể cần phân tích lợi nhuận theo từng sản phẩm, quản lý nhiều kho hàng, theo dõi doanh thu theo chi nhánh hoặc tính giá thành theo từng đơn hàng sản xuất.
Nếu được thiết kế phù hợp ngay từ đầu, hệ thống kế toán sẽ dễ dàng nâng cấp và mở rộng khi doanh nghiệp phát triển.
Trước khi thiết lập hệ thống kế toán, doanh nghiệp cần đánh giá đặc điểm hoạt động kinh doanh.
Những thông tin quan trọng cần xác định bao gồm:
Về ngành nghề kinh doanh:
Về quy mô hoạt động:
Về yêu cầu quản trị:
Ví dụ thực tế:
Một doanh nghiệp thương mại mới thành lập thường cần tập trung vào quản lý hàng tồn kho, doanh thu, giá vốn và công nợ.
Trong khi đó, một doanh nghiệp sản xuất cần chú trọng thêm hệ thống quản lý nguyên vật liệu, chi phí sản xuất, sản phẩm dở dang và tính giá thành.
Vì vậy, không nên áp dụng một mô hình kế toán giống nhau cho mọi doanh nghiệp.
Đây là một trong những công việc quan trọng khi tổ chức hệ thống kế toán.
Doanh nghiệp cần xác định chế độ kế toán áp dụng căn cứ vào quy mô, loại hình và các quy định pháp luật hiện hành.
Luật Kế toán số 88/2015/QH13
Quy định các nguyên tắc cơ bản về tổ chức công tác kế toán, chứng từ, tài khoản, sổ kế toán, báo cáo tài chính và trách nhiệm của đơn vị kế toán.
Thông tư 99/2025/TT-BTC
Quy định chế độ kế toán doanh nghiệp, có hiệu lực từ ngày 01/01/2026 và áp dụng cho năm tài chính bắt đầu từ hoặc sau ngày này đối với doanh nghiệp thuộc phạm vi điều chỉnh.
Thông tư 133/2016/TT-BTC
Quy định chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa, cần xem xét cùng các văn bản sửa đổi, bổ sung và quy định hiện hành có liên quan.
Thông tư 132/2018/TT-BTC
Hướng dẫn chế độ kế toán cho doanh nghiệp siêu nhỏ thuộc phạm vi áp dụng.
Doanh nghiệp cần đánh giá điều kiện áp dụng, lựa chọn chế độ kế toán phù hợp và thực hiện nhất quán theo quy định.
Lưu ý: Không phải tất cả doanh nghiệp mới thành lập đều bắt buộc áp dụng cùng một chế độ kế toán. Việc lựa chọn cần dựa trên đối tượng áp dụng và các quy định pháp luật có hiệu lực tại thời điểm thực hiện.
Tùy thuộc vào quy mô và đặc điểm hoạt động, doanh nghiệp có thể lựa chọn mô hình tổ chức kế toán phù hợp.
Phù hợp với doanh nghiệp mới thành lập, quy mô nhỏ hoặc có số lượng nghiệp vụ chưa nhiều.
Ưu điểm:
Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn cần bố trí người phụ trách cung cấp chứng từ, phối hợp xử lý nghiệp vụ và kiểm soát thông tin.
Phù hợp với doanh nghiệp có nhiều giao dịch, phát sinh thường xuyên các nghiệp vụ mua bán, kho hàng, sản xuất hoặc thanh toán.
Tùy quy mô, doanh nghiệp có thể tổ chức các vị trí:
Không nhất thiết phải tuyển đầy đủ các vị trí ngay từ đầu. Doanh nghiệp có thể bố trí một nhân sự đảm nhiệm nhiều phần hành khi phù hợp với năng lực và yêu cầu kiểm soát.
Đây là mô hình đáng cân nhắc đối với doanh nghiệp đang phát triển.
Theo đó:
Việc tổ chức nhân sự cần bảo đảm các yêu cầu pháp luật đối với người làm kế toán, kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán.
Chứng từ kế toán là cơ sở để ghi nhận và kiểm tra các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Doanh nghiệp cần xác định rõ:
Một quy trình mua hàng có thể được tổ chức như sau:
Đề nghị mua hàng → Phê duyệt → Đặt hàng → Nhận hàng → Kiểm tra chứng từ → Ghi nhận công nợ → Thanh toán.
Tại mỗi bước cần xác định rõ trách nhiệm của từng bộ phận.
Đối với doanh nghiệp có quy mô nhỏ, quy trình có thể được đơn giản hóa nhưng vẫn cần đảm bảo tính đầy đủ, hợp lệ và khả năng kiểm tra.
| Nhóm nghiệp vụ | Chứng từ thường sử dụng |
|---|---|
| Mua hàng | Hợp đồng, đơn đặt hàng, hóa đơn, phiếu nhập kho |
| Bán hàng | Hợp đồng, đơn hàng, hóa đơn, phiếu xuất kho |
| Thu tiền | Phiếu thu, chứng từ ngân hàng |
| Chi tiền | Phiếu chi, ủy nhiệm chi, hồ sơ thanh toán |
| Tiền lương | Bảng chấm công, bảng lương, hồ sơ nhân sự |
| Tài sản cố định | Hợp đồng, hóa đơn, biên bản bàn giao |
| Hàng tồn kho | Phiếu nhập, phiếu xuất, biên bản kiểm kê |
Danh mục chứng từ cụ thể cần được thiết kế phù hợp với từng nghiệp vụ và yêu cầu pháp luật.
Sau khi lựa chọn chế độ kế toán, doanh nghiệp cần thiết lập hệ thống tài khoản và sổ kế toán phù hợp.
Hệ thống tài khoản cần đáp ứng hai mục tiêu:
Thứ nhất: Phục vụ việc ghi nhận nghiệp vụ và lập báo cáo tài chính theo quy định.
Thứ hai: Cung cấp thông tin chi tiết phục vụ nhu cầu quản lý nội bộ.
Ví dụ, một doanh nghiệp thương mại có thể cần theo dõi:
Doanh nghiệp có thể thiết lập các mã quản lý và nội dung chi tiết phù hợp trên phần mềm kế toán, trong phạm vi chế độ kế toán áp dụng cho phép.
Hệ thống sổ kế toán có thể bao gồm:
Hệ thống sổ cần đảm bảo khả năng kiểm tra, đối chiếu và cung cấp thông tin phục vụ lập báo cáo.
Trong điều kiện hoạt động kinh doanh hiện nay, việc sử dụng phần mềm kế toán phù hợp có thể giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả xử lý và quản lý dữ liệu.
Phù hợp với ngành nghề
Doanh nghiệp thương mại, sản xuất và xây dựng có những yêu cầu quản lý khác nhau.
Đáp ứng chế độ kế toán áp dụng
Phần mềm cần hỗ trợ hệ thống tài khoản, sổ sách và báo cáo phù hợp.
Khả năng mở rộng
Có thể đáp ứng nhu cầu khi doanh nghiệp phát triển thêm sản phẩm, kho hàng, chi nhánh hoặc bộ phận.
Khả năng phân quyền và kiểm soát
Hỗ trợ phân quyền người dùng, lưu vết thao tác và kiểm tra dữ liệu.
Khả năng kết nối
Có thể kết nối hoặc trao đổi dữ liệu với các hệ thống bán hàng, kho, hóa đơn điện tử và ngân hàng khi cần thiết.
Chi phí hợp lý
Doanh nghiệp cần cân nhắc chi phí bản quyền, triển khai, đào tạo, bảo trì và nâng cấp.
Phần mềm kế toán không thể thay thế hoàn toàn quy trình quản lý và kiểm soát nội bộ.
Nếu quy trình chứng từ không rõ ràng, dữ liệu đầu vào thiếu chính xác hoặc nhân sự chưa được hướng dẫn đầy đủ, việc sử dụng phần mềm vẫn có thể phát sinh nhiều sai sót.
Vì vậy, doanh nghiệp nên kết hợp triển khai phần mềm với chuẩn hóa quy trình kế toán ngay từ đầu.
Đây là bước giúp hệ thống kế toán thực sự trở thành công cụ hỗ trợ quản trị doanh nghiệp.
Doanh nghiệp mới thành lập nên ưu tiên:
Kiểm soát tiền và ngân hàng
Kiểm soát công nợ
Kiểm soát hàng tồn kho
Kiểm soát chi phí
Ngoài các báo cáo theo quy định, doanh nghiệp nên xây dựng một số báo cáo phục vụ điều hành.
| Báo cáo | Mục đích quản trị |
|---|---|
| Báo cáo doanh thu | Theo dõi kết quả bán hàng |
| Báo cáo chi phí | Kiểm soát các khoản chi |
| Báo cáo công nợ | Quản lý các khoản phải thu, phải trả |
| Báo cáo dòng tiền | Theo dõi khả năng thanh toán |
| Báo cáo hàng tồn kho | Kiểm soát vốn trong hàng hóa |
| Báo cáo lợi nhuận | Đánh giá hiệu quả kinh doanh |
Tùy nhu cầu, doanh nghiệp có thể xây dựng báo cáo theo tuần, tháng hoặc quý.
Doanh nghiệp cần xây dựng lịch công việc để đảm bảo các nghĩa vụ được thực hiện đầy đủ, đúng thời hạn.
Lưu ý: Kỳ kê khai, thời hạn nộp và các nghĩa vụ cụ thể phụ thuộc vào loại thuế, điều kiện của doanh nghiệp và quy định pháp luật hiện hành. Doanh nghiệp cần xây dựng lịch tuân thủ riêng, không mặc định mọi loại báo cáo đều phải nộp hằng tháng hoặc hằng quý.
Doanh nghiệp có thể sử dụng bảng kiểm tra dưới đây để đánh giá mức độ sẵn sàng của hệ thống kế toán.
| STT | Nội dung công việc | Kiểm tra |
|---|---|---|
| 1 | Xác định mô hình hoạt động và nhu cầu quản trị | ☐ |
| 2 | Lựa chọn chế độ kế toán phù hợp | ☐ |
| 3 | Xác định năm tài chính, kỳ kế toán và chính sách kế toán | ☐ |
| 4 | Tổ chức nhân sự hoặc lựa chọn đơn vị dịch vụ kế toán | ☐ |
| 5 | Thiết lập hệ thống tài khoản kế toán | ☐ |
| 6 | Thiết lập danh mục khách hàng, nhà cung cấp | ☐ |
| 7 | Thiết lập danh mục hàng hóa, vật tư, tài sản | ☐ |
| 8 | Xây dựng hệ thống chứng từ kế toán | ☐ |
| 9 | Xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ | ☐ |
| 10 | Lựa chọn và triển khai phần mềm kế toán | ☐ |
| 11 | Thiết lập quy trình kiểm soát tiền và ngân hàng | ☐ |
| 12 | Thiết lập quy trình quản lý công nợ | ☐ |
| 13 | Thiết lập quy trình quản lý hàng tồn kho | ☐ |
| 14 | Xây dựng hệ thống báo cáo quản trị | ☐ |
| 15 | Thiết lập lịch công việc kế toán và thuế | ☐ |
| 16 | Hướng dẫn nhân sự vận hành hệ thống | ☐ |
| 17 | Kiểm tra và đánh giá kết quả vận hành ban đầu | ☐ |
Danh mục này là checklist quản trị tham khảo, không thay thế toàn bộ các thủ tục pháp lý, thuế và kế toán mà doanh nghiệp phải thực hiện.
Nhiều doanh nghiệp cho rằng chỉ cần kê khai thuế đúng hạn là đã hoàn thành công tác kế toán.
Thực tế, kế toán còn bao gồm việc ghi nhận, kiểm tra, đối chiếu và cung cấp thông tin tài chính phục vụ quản trị.
Chứng từ không được tập hợp kịp thời hoặc thiếu cơ chế kiểm tra có thể dẫn đến sai sót trong ghi nhận nghiệp vụ.
Khi trách nhiệm giữa bộ phận bán hàng, kho, mua hàng và kế toán không rõ ràng, việc đối chiếu và kiểm soát số liệu sẽ gặp nhiều khó khăn.
Chia sẻ:
Kế toán không chỉ là việc ghi chép những con số mà bằng sự tỉ mỉ, trung thực và tư duy logic.
