KIẾN THỨC THÀNH CÔNG- TẠO ẤN TƯỢNG TRONG CUỘC GẶP GỠ BAN ĐẦU

“ Phép lịch sự không tốn kém nhưng mua được mọi thứ” (Bà Mary Wortley Montagu). Đột phá trong kinh doanh được xây dựng dựa trên sự liên minh mà sự liên minh luôn được xây dựng nhờ các mối quan hệ. Sự xã giao bắt đầu bằng những lời giới thiệu. Nếu giới thiệu không đúng cách, mối quan hệ kinh doanh có thể gặp rắc rối. Đó là lý do vì sao những cuộc gặp ban đầu đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng cơ sở vững chắc cho các mối quan hệ làm ăn mới của bạn.
Chín nguyên tắc đơn giản có tác dụng tạo ấn tượng tích cực khi bạn gặp và chào hỏi các đồng nghiệp làm ăn mới.

1) TẠO ẤN TƯỢNG ĐẦU TIÊN TỐT ĐẸP

Cũng như bạn thường đánh giá người khác bằng sự tiếp xúc ban đầu của họ với bạn, bạn cũng có thể được đánh giá trong vài phút ban đầu tiên khi tương tác với ai đó. Đây là một số lời khuyên để tạo ấn tượng ban đầu tốt đẹp với các đồng nghiệp và các đối tác làm ăn chung.

Khi gặp người khác, hãy bắt tay và nhìn họ một cách tự tin.
Loại bỏ những từ ngữ kiểu cách khỏi vốn từ của bạn; ngoài ra, những câu nói thông tục thời thượng hay quá chân quê, tiếng lóng bị coi là không thích hợp trong môi trường làm ăn.
Khi đại diện cho tổ chức của bạn, việc luôn mang theo những vật dụng (như túi máy tính, bút và tập giấy để ghi chép) nói lên một thông điệp “chất lượng”. Tin hay không, những vật dụng phụ là sự phản ảnh rõ ràng về phong cách của bạn, đồng thời nó sẽ đưa ra hình ảnh tích cực hoặc tiêu cực về bạn và tổ chức của bạn.

2) NÊN GIỚI THIỆU AI TRƯỚC TIÊN

Trong hầu hết hoàn cảnh, những khái niệm cơ bản về sự giới thiệu rất dễ nắm bắt: Nói tên của người có địa vị cao hơn trước tiên. Nhưng nếu không có người có địa vị cao hơn thì sao? Khi giới thiệu hai khách hàng có cùng đẳng cấp chuyên nghiệp, tên của ai nên được nói trước tiên?

Bạn nên nói tên của người bạn biết rõ nhất trước. Nhờ làm thế, bạn sẽ đưa người đó vào cuộc trò chuyện và giúp ông ta hay bà ta cảm thấy thoải mái.

3) HIỂU GIÁ TRỊ CỦA CÁI BẮT TAY

Nếu bạn từng có phản ứng tích cựa hoặc tiêu cực mạnh mẽ với ai đó vì cái bắt tay xiết chặt hay lỏng lẻo của người ấy, bạn đã hiểu cử chỉ nhỏ này quan trọng thế nào.

Cái bắt tay yếu ớt có thể gán cho bạn là người do dự hoặc thiếu quyết tâm. Cái bắt tay quá mạnh có thể quy bạn là người thao túng. Cái nắm tay chân thành, tự tin chuyển tải sự tin tưởng và uy quyền.

Đây là một vài lời khuyên để biết cách giơ tay ra cho đúng, sao cho khoảng cách được thỏa đáng:

Nắm chặt lòng ban tay của người khác với lòng bàn tay của bạn, hơn là các ngón tay với các ngón tay. Sự nắm chặt nên mạnh. Nắm bàn tay của ai đó quá lỏng lẻo, có thể bạn cũng sẽ nhận được cái bắt tay hờ hững.
Tuy thế, đừng siết bàn tay của người khác quá mạnh, mà chỉ nên hơi ép chặt rồi buông ra.
Nói với người mà bạn đang bắt tay câu nói đơn giản “ Hân hạnh được gặp ông” hay “Mong gặp lại ông”.
Nếu bạn biết rõ người ấy và muốn nói lên sự thân tình, hãy đặt bàn tay kia của bạn lên trên hai bàn tay đang siết chặt hoặc đặt bàn tay kia lên cánh tay hay vai của họ. Tuy nhiên, đừng làm thế nếu bạn mới gặp người ấy lần đầu vì có thể gây hiểu lầm. Nếu bạn muốn tỏ ra thân tình mà không làm người đó khó chịu, chỉ nên chạm vào cánh tay của họ giữa bàn tay và khủy tay hơn là giữa khủy tay và vai.
Khi bạn buông bàn tay của họ ra, hãy chủ tâm ngưng lại một lúc trước khi tiếp tục cuộc trò chuyện.

Mõi quốc gia có các văn hóa bắt tay nhau, bạn nên tìm hiểu điều này khi làm việc với họ.

4) KHÉO ỨNG XỬ VỚI CÁI BẮT TAY TRÁI THÔNG LỆ

Khi bạn sắp giơ bàn tay của mình cho ai đó mà họ không thể đưa bàn tay phải cho bạn, bạn nên làm gì? Trong trường hợp này, bạn nên chào bằng lời, tạm ngưng, rồi chọn ngôn ngữ cử chỉ thích hợp mà hành động cho phù hợp. Người đó có thể giơ bàn tay trái cho bạn hay bắt đầu cái bắt tay bằng bàn tay phải. Điều quan trọng nhất trong hoàn cảnh này là để người đó tạo không khí chung.

5) BIẾN SAI LẦM THÀNH KINH NGHIỆM TÍCH CỰC

Một số rắc rối đã từng xảy ra cho chúng ta. Bạn liên quan tới công ty của khách hàng quan trọng vì bạn là đối thủ của ông ta. Hoặc bạn đang trình bày một vần đề quan trọng nhưng lại phát biểu sai nghiêm trọng. Hay là lỗi lầm của bạn bị vạch ra trước một nhóm lớn.

Sớm hay muộn, bạn sẽ thấy mình rơi vào tình trạng lúng túng khiến mình bị giễu cợt hoặc buộc phải rút lại lời tuyên bố trước đây. Hãy can đảm: Đâu phải chỉ có mình bạn! Sai lầm là chuyện bình thường ở đời. Vấn đề không phải chuyện bạn đã mắc sai lầm, mà là cách bạn khắc phục sai lầm.

6) ĐỪNG NÓI “ XIN LỖI “ MỘT CÁCH MÁY MÓC

Lần tới, ai đó đưa ra lời phê bình có tính xây dựng, đừng trả lời bằng câu “Tôi xin lỗi” một cách máy móc. Thay vào đó, hãy chọn một trong những câu trả lời sau đây: “ Cảm ơn lời phê bình của anh!”; “Cảm ơn ý kiến phản hồi của anh!”; “Cảm ơn anh đã khiến tôi phải nghĩ lại”.

Đây là những câu trả lời khéo léo. Câu “cảm ơn” vừa thích hợp vừa lạc quan, đồng thời củng cố ý định tích cực của người bị phê bình.

Thanh minh lỗi lầm của bạn một cách nhã nhặn. Thay vì xin lỗi, giải thích lằng nhằng, hoặc lãng tránh tình thế, hãy đưa ra lời biện minh ngắn gọn, điềm đạm.
Vui vẻ xin giúp đỡ, ý kiến đóng góp của người khác. Hãy biến sai lầm này thành lợi thế của bạn! Nó cho thấy sự trưởng thành của bạn. Đừng để sự lúng túng làm bạn vấp ngã.
Hướng sự chú ý về phía khác. Cách tốt nhất để làm việc này là khen ngợi một người khác. Chẳng hạn, bạn có thể nói, “Hình như tôi có thể học được một hay hai bài học từ anh!”.

Xin nhắc lại rằng, bất cứ sai lầm nào cũng có thể biến thành kinh nghiệm tích cực nếu nó được hóa giải một cách nhã nhặn và điềm tỉnh.

7) CƯ XỬ KHÉO LÉO KHI KHÔNG NHỚ TÊN

Điều này đã từng xảy ra với chúng ta. Ai đó tiến lại gần bạn, chào bạn bằng tên và huyên thuyên nói chuyện, nhưng bạn không thể nhớ tên của anh ta. Hoàn cảnh này thật lúng túng, nhưng cũng là chuyện bình thường. Hãy tin rằng, nó có thể được giải quyết một cách khéo léo và êm thấm.

Nguyên tắc số một: Đừng hỏi “Anh là ai?”. Nên tỏ ra và để người đó nhận thấy rằng bạn vui mừng được gặp anh ta/cô ta. Nếu được hãy trò chuyện thêm để có những gợi nhớ lại thông tin về họ.
Nếu bạn không thể nhớ tên của người đó khi bạn đang chuyện trò, hãy cứ chân thành chỉ cần tránh dùng một cái tên đại loại nào đó. Sau khi cuộc trò chuyện đã chấm dứt, hãy thăm dò một đồng nghiệp hay một ai khác đã chứng kiến cuộc gặp gỡ và hỏi xem họ có thể giúp bạn nhớ tên của người đó không.
Cũng có một cách khác để người đó giới thiệu lại họ với bạn là khi họ tiến lại gần bạn, bạn chỉ việc bắt tay chào đón họ và giới thiệu tên của bạn và không nói gì thêm. Chỉ cần nói tên của bạn sau khi chìa tay của bạn ra, người đó sẽ giới thiệu lại họ với bạn.

Ngoài việc giúp bạn làm quen lại với người đó, cách này sẽ biến điều đó có thể gây lúng túng thành một kinh nghiệm hết sức thú vị. Nó sẽ làm cho cuộc gặp gỡ của bạn và người đó thoải mái. Hãy nhớ rằng, cũng có khi người đó cũng quên khuấy tên của bạn!.

8) CÁCH SỬ DỤNG TÊN HỌ

Đối tác của bạn là người nước ngoài, một trong những sai lầm về phép xã giao kinh doanh thường gặp nhất là ghi địa chỉ cá nhân bằng tên riêng mà không ghi họ. Việc này ngày càng trở nên phổ biến hơn. Mặc dù nhiều người không đặt nặng vấn đề, nhừng điều này đôi khi vẫn không thể chấp nhận được đối với suy nghĩ của nhiều người trong bối cảnh kinh doanh.

Dù làm gì, tránh dùng tên riêng. Hãy dùng tên họ cho tới khi bạn được hướng dẫn làm khác đi.

9) DÀN XẾP VIỆC TRAO ĐỔI DANH THIẾP MỘT CÁCH HOÀN HẢO

Trong lần gặp gỡ đầu tiên, như một thông lệ, có thể bạn muốn có danh thiếp của người đó khi bạn đã đưa danh thiếp của bạn trước. Một ngoại lệ: Nếu người mà bạn đang nói chuyện có địa vị khá cao, bạn nên đợi người đó đưa cho bạn danh thiếp của họ hơn là hỏi xin. Một lần gặp chỉ nên đưa một danh thiếp chứ không phải đưa hai hay ba.