Kiểm soát nội bộ

Kiểm soát nội bộ được xem là một công cụ hữu hiệu trong hoạt động quản trị, quản trị rủi ro của doanh nghiệp. Theo báo cáo hiện hành đã đưa ra định nghĩa về kiểm soát nội bộ như sau “ Kiểm soát nội bộ là một quá trình bị chi phối bởi Hội đồng quản trị, người quản lý và các nhân viên của đơn vị, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu về hoạt động, báo cáo và tuân thủ ”

Trong kiểm soát nội bộ có 4 nội dung quan trọng cần lưu ý là quá trình, con người, đảm bảo hợp lý và mục tiêu.

1) Kiểm soát nội bộ là một quá trình

Các hoạt động của đơn vị được thực hiện thông qua quá trình lập kế hoạch, thực hiện và giám sát.

Để đạt được mục tiêu mong muốn, đơn vị cần kiểm soát các hoạt động của mình, kiểm soát nội bộ cính là quá trình này.

Kiểm soát nội bộ không phải là một sự kiện hay tình huống mà là một chuỗi các hoạt động hiện diện trong một bộ phận, quyện chặt vào hoạt động của đơn vị và là một nội dung cơ bản trong các hoạt động của đơn vị.

Kiểm soát nội bộ sẽ hữu hiệu khi nó là một bộ phận không tách rời chứ không phải một chắc năng bổ sung cho các hoạt động của đơn vị.

2) Kiểm soát nội bộ bị chi phối bởi con người

Kiểm soát nội bộ được thiết kế và vận hành bởi con người, bao gồm Hội đồng quản trị, Ban giám đốc, nhà quản lý và các nhân viên trong đơn vị.

KSNB là một công cụ được nhà quản lý sử dụng chứ không thay thế nhà quản lý.

Nói cách khác, nó được thực hiện bởi những con người trong đơn vị, bởi suy nghĩ và hành động của họ.

Chính con người sẽ vạch ra mục tiêu, đưa ra biện pháp kiểm soát để đạt được mục tiêu và vận hành các biện pháp này.

Tuy nhiên, không phải lúc nào con người cũng hiểu rõ bản chất của các vấn đề này, cách thức lựa chọn để giải quyết chúng, cũng như truyền đạt chúng một cách hữu hiệu hay hành động một cách nhất quán.

Mõi thành viên trong đơn vị có khả năng, kiến thức, kinh nghiệm riêng biệt, và họ cũng có những nhu cầu, ưu tiên khác nhau.

Những khác biệt này có thể rất có lợi nếu mang đến các sáng kiến và làm tăng năng suất làm việc, nhưng nếu không phù hợp với mục tiêu của đơn vị chúng có thể là lực cản.

Một hệ thống kiểm soát nội bộ chỉ có thể hữu hiệu khi từng thành viên trong đơn vị hiểu rõ về trách nhiệm và quyền hạn của mình, chúng cần được giới hạn ở một mức độ nhất định.

Thêm vào đó, để kiểm soát nội bộ hữu hiệu, từng thành viên cần hiểu rõ mối liên kết chặt chẽ giữa nhiệm vụ, trách nhiệm của bản thân với nhiệm vụ, trách nhiệm của các thành viên khác trong đơn vị, và bằng cách nào các nhiệm vụ này được truyền đạt, thực hiện và hướng tới các mục tiêu của đơn vị.

3) Kiểm soát nội bộ cung cấp sự đảm bảo hợp lý

Kiểm soát nội bộ chỉ có thể cung cấp sự đảm bảo hợp lý cho các nhà quản lý trong việc đạt được các mục tiêu của đơn vị chứ không thể mang đến sự đảm bảo tuyệt đối.

Điều này xuất phát từ những hạn chế tiềm tàng trong quá trình xây dựng và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ. Chẳng hạn như những sai lầm của con người khi đưa ra các quyết định, sự thông đồng của các cá nhân, hay sự lạm quyền của nhà quản lý dẫn đến vượt khỏi hệ thống kiểm soát nội bộ.

Ngoài ra, một nguyên tắc cơ bản trong quản lý là chi phí cho quá trình kiểm soát không thể vượt quá lợi ích được mong đợi từ quá trình kiểm soát đó.

Vì vậy, dù đơn vị đã đầu tư rất nhiều cho việc thiết kế và vận hành hệ thống nhưng vẫn không thể có hệ thống kiểm soát nội bộ hoàn hảo, mang đến sự đảm bảo tuyệt đối.

4) Kiểm soát nội bộ giúp đạt được các mục tiêu

Báo cáo COSO xác định 3 nhóm mục tiêu mà đơn vị hướng tới:

Nhóm mục tiêu về hoạt động: nhấn mạnh đến sự hữu hiệu và hiệu quả của việc sử dụng các nguồn lực.

Nhóm mục tiêu về báo cáo, gồm báo cáo tài chính và phi tài chính cho bên ngoài và bên trong: nhấn mạnh đến tính trung thực và đáng tin cậy của báo cáo tài chính và phi tài chính mà đơn vị cung cấp cho bên trong và bên ngoài.

Nhóm mục tiêu về tuân thủ: nhấn mạnh đến việc tuên thủ pháp luật và các quy định.

Các mục tiêu có thể tách biệt nhưng cũng có thể trùng lắp, vì một mục tiêu riêng lẻ có thể được xếp vào một hay nhiều loại trong 3 nhóm mục tiêu trên.

Sự phân loại các mục tiêu chỉ nhắm giúp đơn vị kiểm soát các phương diện khác nhau, không bỏ sót một phương diện nào.

Một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu được mong đợi cung cấp sự đảm bảo hợp lý đạt được các mục tiêu nêu trên.

Để đạt được mục tiêu báo cáo đáng tin cậy, và mục tiêu thuân thủ cần dựa trên cơ sở các chuẩn mực, các quy định đã được thiết lập.

Kết qủa đạt được phụ thuộc vào môi trường kiểm soát, cách thức đánh giá rủi ro, các hoạt động kiểm soát, hệ thống thông tin và truyền thông và vấn đề giám sát.

Riêng các mục tiêu hoạt động, ví dụ như tăng thu nhập trên vốn đầu tư, mở rộng thị phần hay giới thiệu thành công sản phẩm mới ra thị trường… không phụ thuộc hoàn toàn vào các biện pháp kiểm soát của đơn vị.

KSNB không thể ngăn ngừa các quyết định sai lầm hay các sự kiện bên ngoài có thể làm đơn vị không đạt được các mục tiêu hoạt động đã đề ra. Với các mục tiêu hoạt động, kiểm soát nội bộ chỉ cung cấp sự bảo đảm hợp lý rằng các nhà quản lý và Hội đồng quản trị được thông báo kịp thời về việc đơn vị có đạt được các mục tiêu đặt ra hay không và ở mức độ nào.

Kiểm soát nội bộ